Lavoro in meeting: il leader dovrebbe parlare meno

Un recente studio ha suggerito che i leader dovrebbero parlare meno e ascoltare di più durante i meeting per migliorarne l’efficacia. La ricerca, pubblicata dal National Bureau of Economic Research, ha evidenziato che, pur non stabilendo una relazione causale tra il numero di meeting partecipati e l’aumento dei salari, i benefici di un meeting ben condotto possono superare i costi, specialmente per aziende a elevata retribuzione. L’analisi ha anche sottolineato come il tempo speso in meeting è spesso un elemento di stress per i dipendenti, con conseguenze negative sulla produttività e sul benessere.

Ascoltare più di quanto si parla

Secondo i ricercatori, il successo di un meeting dipende in gran parte dall’abilità del leader a ascoltare attivamente e a non dominare la discussione. Liana Kreamer, psicologa organizzativa, ha sottolineato che i leader dovrebbero monitorare il tempo che spendono a parlare per garantire che tutti i partecipanti possano esprimersi. Il leader deve guidare, ma non dominare. La ricerca ha anche mostrato che l’ascolto attivo, non solo la semplice accettazione delle parole, è cruciale per migliorare la collaborazione e la qualità delle decisioni.

Strategie per migliorare l’efficacia dei meeting

Per rendere più efficaci i meeting, i leader dovrebbero adottare una serie di strategie. Prima di iniziare, è importante scegliere un ambiente adatto, inviare solo chi è necessario, preparare un agenda chiara e stabilire un orario. Inoltre, è consigliabile permettere un breve periodo di conversazione informale prima del meeting, soprattutto in contesti virtuali, per aiutare i partecipanti a rilassarsi e a partecipare attivamente. L’uso di tecniche come il brainstorming silenzioso, in cui tutti contribuiscono simultaneamente a un documento condiviso, può aiutare a coinvolgere anche i partecipanti più timidi o introspettivi.

La ricerca ha anche evidenziato l’importanza di considerare le esigenze di tutti i partecipanti, inclusi quelli con disturbi neurodevelopmentali. Zofia Walters, dottoranda in psicologia organizzativa, ha trovato che alcuni metodi, come ridurre le distrazioni o documentare le istruzioni, possono essere particolarmente utili per chi ha ADHD. Inoltre, i meeting virtuali richiedono attenzione particolare, poiché la mancanza di interazione faccia a faccia può ridurre l’efficacia del confronto e aumentare la stanchezza.

Sebbene i meeting siano una parte inevitabile del lavoro, la loro frequenza e la loro struttura possono influenzare significativamente il benessere dei dipendenti. Studi hanno mostrato che i meeting troppo frequenti o non ben organizzati possono ridurre la produttività e aumentare lo stress, specialmente quando si tratta di compiti complessi. Tuttavia, alcuni dati indicano che, in alcuni contesti, i meeting possono contribuire al trasferimento di conoscenze e al miglioramento delle competenze. L’obiettivo, quindi, è trovare un equilibrio tra l’efficacia dei meeting e il rispetto del tempo e del benessere dei partecipanti.

Le ricerche in campo continuano a evolversi, con nuove scoperte che possono influenzare le pratiche aziendali. Per esempio, alcuni studi suggeriscono che l’uso di humor, quando ben dosato, può migliorare l’atmosfera e la collaborazione. Tuttavia, è importante evitare il sarcasmo o il disprezzo, che possono danneggiare la relazione tra i partecipanti. Inoltre, la pianificazione dei meeting deve considerare i cicli del giorno e le esigenze personali dei partecipanti, come il tempo per la famiglia o il riposo. Un’altra considerazione importante riguarda la gestione del tempo e la pianificazione. Liana Kreamer ha ammesso che in alcuni contesti, come il suo ambiente accademico, i meeting sono spesso programmati quando le persone sono più stanche. La pianificazione deve considerare il benessere dei partecipanti. Inoltre, alcuni studi hanno evidenziato differenze culturali nell’attesa per i meeting, con alcuni paesi più sensibili alla puntualità rispetto ad altri.